Электронный больничный

Главный бухгалтер группы компаний «Ваш Консультант»

Электронные больничные используют все чаще и чаще. Поликлиника по выбору сотрудника выдает или бумажный, или электронный больничный лист.

Компании могут работать с электронными больничными, используя собственное программное обеспечение, бесплатную программу ФСС РФ или личный кабинет страхователя.

Какой порядок выдачи электронного больничного

Больничный может быть выписан только в каком-то одном виде - либо в бумажном, либо в электронном. Электронный листок нетрудоспособности формируется с письменного согласия работника (ч. 3.2 ст. 59 Закона об охране здоровья, п. 1 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

В качестве продолжения электронного больничного допускается выписать листок нетрудоспособности в бумажном виде и, наоборот, сформировать электронный больничный как продолжение листка нетрудоспособности на бумажном носителе (п. 14 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

Электронная форма больничного не позволит работникам потерять или испортить (например, помять, порвать) документ.

Кроме того, система электронных больничных исключает представление работниками поддельных документов. Дело в том, что ФСС РФ проверяет подлинность электронных больничных. Работодатель, запрашивая больничный у фонда, получает для оплаты проверенный документ (Информация ФСС РФ "Листки нетрудоспособности.

Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)").

Рекомендуем предупредить работников о готовности организации принимать электронные больничные. Если работник представит электронный больничный работодателю, у которого нет технической возможности его принять, это послужит основанием для замены на бумажный вариант (Информация ФСС РФ "Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)", Письмо ФСС РФ от 11.08.2017 N 02-09-11/22-05-13462).

Электронные больничные формируются в ЕИИС "Соцстрах" (п. 3 Правил информационного взаимодействия при формировании электронного больничного).

Номер электронного больничного

После того как медорганизация закроет электронный больничный, она выдаст работнику талон с номером листка нетрудоспособности. Данный номер он должен сообщить работодателю. Сделать это можно любым удобным работнику способом, например представить талон в бухгалтерию или отдел кадров организации, сообщить номер по телефону или посредством Интернета (Информация ФСС РФ "Листки нетрудоспособности.

Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)").

Ведомство также пояснило, что информацию об электронных больничных, о сумме пособия работники смогут отслеживать сами, например, через личный кабинет на сайте https://lk.fss.ru/recipient/. Для входа используются логин и пароль, необходимые для входа на портал госуслуг (Информация ФСС РФ "Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)").

Как работодателю подготовиться к работе с электронными больничными

Чтобы принимать электронные больничные, работодателю нужно:

1) получить усиленные квалифицированные электронные подписи. По общему правилу они потребуются главному бухгалтеру (иному лицу, уполномоченному вести бухучет) и руководителю (п. 16 Правил информационного взаимодействия при формировании электронного больничного, п. 74 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности);

2) установить специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации (криптопровайдер);

3) выбрать способ передачи информации в ЕИИС "Соцстрах".

Таких способов три (пп. "а" п. 10 Правил информационного взаимодействия при формировании электронного больничного):

• работать через личный кабинет страхователя на сайте https://cabinets.fss.ru/. Для этого нужно зарегистрироваться на портале Госуслуг и использовать эту учетную запись для доступа к личному кабинету;
• установить программу АРМ "Подготовка расчетов для ФСС". Ее можно скачать на сайте фонда;
• использовать бухгалтерские программы, в которых есть возможность работы с электронными больничными.

С региональным отделением ФСС РФ можно заключить соглашение об информационном взаимодействии по формам, размещенным на сайте ведомства.

Как заполнить электронный больничный, если пособие рассчитывается из МРОТ

В поле "Средний заработок для исчисления пособия" укажите 24-кратный МРОТ (в местности с районным коэффициентом - 24-кратный МРОТ, увеличенный на этот коэффициент), а в поле "Средний дневной заработок" - результат деления 24-кратного МРОТ на 730.

В остальном заполняйте больничный лист как обычно.

Подпись и хранение электронного больничного

Для передачи сведений в ФСС РФ их надо подтвердить усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера (иного лица, уполномоченного вести бухучет) и руководителя. Если обязанности главного бухгалтера руководитель возложил на себя, достаточно подписи только руководителя (п. 74 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

Полномочия по назначению, исчислению и выплате страхового обеспечения работникам можно передать уполномоченному лицу на основании распорядительного документа работодателя и доверенности (п. 74 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

ФСС РФ отметил, что электронные больничные имеют юридическую силу. Они формируются и хранятся в ЕИИС "Соцстрах". Поэтому работодателю не нужно распечатывать такие больничные и хранить их копии (Информация ФСС РФ "Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)").

Расчет пособий по электронному больничному работодатель должен хранить на бумажном носителе или в форме электронного документа. Сведения в расчете пособий подтверждаются собственноручной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью главного бухгалтера. Их могут подписать руководитель организации, если он возложил на себя обязанности главного бухгалтера, или иное уполномоченное лицо (п.

75 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).