Кадровые вопросы: если сотрудница сменила фамилию

В трудовую книжку сотруднице также следует внести изменение. Порядок таков:

• старая фамилия перечеркивается одной чертой;
• рядом вносится новая;
• на форзаце поясняется причина исправления со ссылкой на документ-основание.

Такой порядок установлен пунктом 2.3 Инструкции из постановления Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 и пунктом 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года.

Страничка с измененными данными сотрудницы будет выглядеть так:

Запись о смене фамилии на внутренней стороне обложки следует удостоверить подписью специалиста, который внес изменения, и печатью (при наличии).

Немного об ответственности

С одной стороны, страхователи обязаны представлять достоверные сведения о своих работниках. С другой стороны, самих работников закон прямо не обязывает сообщать работодателю об изменении персональных данных. Чтобы не попадать в неприятности, связанные с этим казусом, рекомендуется заранее предпринять определенные действия:

1. Закрепить в должностных инструкциях, трудовом договоре или локальном акте обязанность работников сообщать о смене фамилии и других персональных данных. Например, можно издать Положение о работе с персональными данными.
2. В документах из пункта 1 указать конкретный срок, в течение которого работник обязан уведомить работодателя об изменении персональных данных.
3. Ознакомить работника с этими документами под подпись.

Если соблюсти эти три условия, то работника можно будет привлечь к ответственности за неисполнение обязанности информировать работодателя об изменении персональных данных.

Когда в организацию приходит новый сотрудник, нужно получить с него достоверную информацию об имени, адресе, паспортных данных и образовании. Также желательно обязать его сообщать работодателю об изменении этих данных, например, в пятидневный срок.

Основания для смены фамилии

Чаще всего смена персональных данных связана с деятельностью органов ЗАГС. Так, женщины меняют фамилию, вступая в брак, или возвращают девичью, расторгая его. В некоторых случаях фамилию одновременно меняют сразу оба супруга — берут двойную и опять же возвращаются к добрачным вариантам в случае расставания.

Ещё одна причина — по собственной воле гражданина. По закону сделать это может любой россиянин в возрасте от 14 лет с согласия законных представителей (родителей или опекунов) или без такового по достижении совершеннолетия. У несовершеннолетнего персональные данные могут обновиться и в результате усыновления.

Вне зависимости от причины, потребуется актуализация сведений, подтверждающих трудоустройство: в книжке появится соответствующая запись, а к трудовому договору будет составлено и подписано дополнительное соглашение. Также будут скорректированы:

• личная карточка работника;
• документация по его лицевым счетам;
• кадровые и бухгалтерские бланки, содержащие индивидуальные данные трудящегося.

Каждая корректировка персональных данных может быть произведена только на основании документов регистрации об изменении: свидетельства о браке, свидетельства о разводе, свидетельства о смене фамилии, имени и т.п.

Как внести запись в трудовую книжку

Вносить правки может только уполномоченное лицо. Запись формируется поэтапно:

1. Первый этап — исправление. Неактуальная более информация аккуратно зачёркивается горизонтальной линией (она должна оставаться читаемой), а новая прописывается рядом.
2. Второй этап — указание основания для исправлений. На внутреннюю сторону обложки выписываются серия и номер подтверждающего документа, дата его выдачи.
3. Третий этап — указание данных сотрудника, ответственного за внесённые изменения. Также необходима его подпись и печать предприятия.

Все правки должны быть сделаны разборчивым почерком и легко читаться.

Запись вносит кадровая служба той организации, где трудоустроен сотрудник на момент перемены анкетных данных. В случае если правки по какой-то причине не были внесены, а специалист уволился и приступил к работе на новом месте, исправить анкетные данные допускается новому работодателю.

Действия работника при изменении фамилии

Инструкции работника, изменяющего свои данные, подразумевают необходимость самостоятельно уведомить руководство — предоставить заявление о внесении изменений в учётные документы. Шапка заявления будет иметь стандартный вид: Ф. И. О. и должность руководителя, сведения о фирме, Ф. И. О. и должность работника.

Текст заявления о смене фамилии: «В связи с … и сменой … прошу внести соответствующие изменения в учётные документы». В приложении — копии подтверждающих бумаг, копия нового паспорта.

На основании заявления руководитель издаёт приказ, адресованный службе, ведущей кадровую работу.

Образец записи о смене фамилии

Запись в трудовой книжке о смене фамилии четко регламентирована, ее необходимо вносить по такой схеме:

«Фамилия «…» изменена на фамилию «…» на основании свидетельства о … серии II-АА №123456 от 01.01.2018 г.».

Пример записи изменения фамилии в трудовой книжке:

Смена имени происходит так же, как и смена фамилии в трудовой книжке, образец актуален и для этого случая.

СОВЕТ! Рекомендуется делать запись компактной: свободное место пригодится в случае новых изменений и для корректировки.

Если данные внесены неверно, ошибку потребуется исправить. Верные сведения записываются с пометкой «взамен ошибочной» и также сопровождаются подписью сотрудника и печатью организации. Если трудовая была оформлена впервые, бланк с ошибкой уничтожается и заводится новый. При этом замена происходит за счёт организации.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Как отразить в электронной трудовой книжке смену фамилии?

Как отразить в электронной трудовой книжке смену фамилии?

Ответ

Мы полагаем, что Пенсионный фонд должен получить новые сведения о смене фамилии напрямую от работника или через Работодателя на основании формы АДВ-2 «Заявление об обмене страхового свидетельства». И когда потребуется сдать на него отчет СЗВ-ТД (в связи с кадровым мероприятием или подачей заявления о выборе способа ведения трудовой книжки), вы просто укажете новые личные данные.

Обоснование

1.

В связи с изменением фамилии работника вы не подаете отдельную форму «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД) в ПФР, так как это законодательно не предусмотрено.

Фамилия работника в форме СЗВ-ТД должна соответствовать данным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФР (п. 2.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п). Поэтому сначала работник должен сообщить об изменении своей фамилии в ПФР (самостоятельно или через вас).

Когда данные в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФР, будут изменены, вы можете подавать форму СЗВ-ТД как обычно в случаях, предусмотренных п. 2.4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, указывая в ней новую фамилию работника.

2.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД.

Готовое решение: Что делать отделу кадров при смене фамилии сотрудником (КонсультантПлюс, 2020)

1. В форме СЗВ-ТД не предусмотрено указание сведений об изменении Ф.И.О. работника. Работодателю не следует подавать форму СЗВ-ТД за январь 2020 г. с признаком отмены записи по указанной работнице и затем подавать новую форму СЗВ-ТД за январь 2020 г. с измененной фамилией, так как изменений анкетных данных в информационной системе персонифицированного учета ПФР по данной работнице еще не происходило.

Вопрос: Подлежат ли указанию в форме СЗВ-ТД сведения об изменении фамилии? Следует ли работодателю подать форму СЗВ-ТД за январь 2020 г. с признаком отмены записи по работнице и затем подать новую форму СЗВ-ТД за январь 2020 г. с измененной фамилией? (Консультация эксперта, 2020)

1. 3. — Сотрудница принесла свидетельство о браке и паспорт с новой фамилией. От ведения бумажной трудовой книжки она отказалась еще в январе 2020 г.

Как и когда нужно внести ее новую фамилию в сведения о трудовой деятельности? Ведь законом не предусмотрена обязанность подачи СЗВ-ТД в случаях изменения личных данных работников.

— Отчет по форме СЗВ-ТД представляется в органы ПФР только в случае осуществления кадровых мероприятий (приема на работу, перевода, увольнения) либо подачи работником заявления о ведении трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности. Смена фамилии работника не является основанием для формирования очередного отчета по форме СЗВ-ТД. Вместе с тем такие изменения работодатель (страхователь) учтет в рамках других форм.

Например, в СЗВ-КОРР, которая представляется страхователем в случае необходимости уточнения (исправления) или отмены данных, индивидуальных лицевых счетов застрахованных лиц, после того как работница обменяет страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Если после смены фамилии и получения СНИЛС на новую фамилию работница подаст заявление о выборе способа ведения трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности либо в отношении ее будут проведены какие-то кадровые мероприятия, в форме СЗВ-ТД или СТД-Р работодатель укажет ее новую фамилию.

Интервью: Внедряем электронную трудовую книжку («Главная книга», 2020, N 7)

Ответ подготовлен 06.08.2020 г.

Cтатус предоставленных документов актуален на момент формирования ответа.

Ответ подготовлен в соответствии с регламентом Линии консультаций, можно заранее ознакомиться с услугой на сайте www.fkit.ru.

Эксперты Центра клиентской поддержки не могут взять на себя ответственность за возможное различное толкование норм законодательства различными органами и лицами. Решение о принятии или непринятии той или иной точки зрения и о последующих действиях осуществляется Вами самостоятельно.

Как вносится запись в трудовую?

Вам также будет интересно:

Внося изменения в документ о трудовой деятельности сотрудника ответственное лицо должно следовать следующим правилам:

• зачеркнуть старую фамилию;
• указать новую сверху или сбоку от зачеркнутой;
• поставить соответствующую отметку об изменении на внутренней части обложки и указать реквизиты, которые содержатся в подтверждающем документе;
• поставить подпись с расшифровкой и заверить внесенные правки печатью компании.

Также рекомендуется вносить изменения компактно. Это объясняется тем, что такого рода поправки могут производиться не единожды.