Чтобы документально оформить отказ работника от ознакомления с приказом, работодатель реализует следующий алгоритм:
- Предлагает наемному сотруднику ознакомиться с распоряжением под личную роспись в присутствии минимум 2 (двух) свидетелей.
- Если данный сотрудник отказался или не явился, составляется документальный акт об отказе. Сам документ можно подготовить заранее.
- Присутствующие свидетели подписывают составленный акт. При этом сотруднику-отказнику также предлагается поставить в нем личную подпись.
- Если сотрудник-отказник отказался подписать акт, в нем делается запись об отказе, которая подтверждается подписями свидетелей.
Все подписи и отметки в составленном акте должны быть проставлены от руки.
Как составить акт об отказе от подписи?
Акт, подтверждающий отказ сотрудника от ознакомления с приказом руководителя, составляется произвольно. Однако он должен содержать такие сведения:
- Дата составления.
- Номер документа (для регистрации у работодателя).
- Реквизиты распоряжения (дата, номер), с содержанием которого работник отказался ознакомиться.
- Состав образованной комиссии – представитель организации и два свидетеля. Указываются ФИО, занимаемые должности.
- Сведения о сотруднике-отказнике (ФИО, занимаемая должность, подразделение компании).
- Выводы комиссии, её заключения, отметки об отказе от ознакомления.
- Расшифрованные подписи всех членов (участников) комиссии.
Оформлением акта об отказе от ознакомительной подписи на приказе обычно занимается уполномоченный работник кадрового отдела.
Не допускаются описки, исправления, неточности. Наличие каких-либо ошибок в этом акте может стать основанием для его обжалования в суде.
Как оформить отказ от ознакомления с распоряжением об увольнении?
Как оговорено частью 1 статьи 84.1 ТК, увольнение наемного работника должно быть оформлено надлежащим распоряжением работодателя. При этом часть 2 статьи 84.1 ТК требует, чтобы увольняемый работник ознакомился с данным распоряжением, проставив на нём свою личную подпись.
Если же сотрудник отказался подтвердить факт ознакомления и не подписался распорядительный документ, работодатель делает соответствующую отметку (запись) на приказе о прекращении трудовых отношений.
Трудовым законодательством РФ не регламентирован конкретный срок ознакомления увольняемого работника с распоряжением о прекращении трудовых отношений. Однако частью 4 статьи 84.1 ТК определено, что в день увольнения работодатель должен рассчитаться с увольняемым сотрудником, вернув ему трудовую книжку. Это значит, что подпись увольняемого сотрудника на распоряжении об увольнении должна появиться не позже оговоренного дня.
Именно по этой причине работодатель заинтересован в том, чтобы увольняемый работник ознакомился с соответствующим приказом заблаговременно.
Если ознакомительная подпись увольняемого сотрудника появится на приказе непосредственно в день расчета (день выдачи трудовой книжки), это не будет противоречить трудовому законодательству.
Если день прекращения трудовых отношений наступил, а увольняемый работник не явился за расчетом и трудовой книжкой, работодатель в письменной форме оповещает его о необходимости прийти и выполнить эти действия, а также подписать распоряжение об увольнении. С момента отправки такого уведомления компания не отвечает за задержку проведения расчета и выдачи документов. Это определено содержанием части 6 статьи 84.1 ТК РФ.
Если увольняемый гражданин отказывается поставить свою личную подпись в приказе об увольнении, работодатель делает надлежащую отметку на бланке данного приказа и составляет акт, подтверждающий отказ сотрудника от ознакомления.
Форма
(Видео: «Находим ответ. Как можно наказать работника за опоздание»)
Когда нужно составлять акт об отказе от объяснений работника
Достаточно представить ситуацию, когда сотрудник компании нарушил дисциплинарные нормы. В зависимости от степени нарушения работодатель выбирает для него вид наказания. Это может быть выговор, лишение премии, лишение заработной платы и даже увольнение.
Но нужно знать, работодатель имеет право наказывать сотрудника после того, как он признает свою вину, что будет указано в объяснительной записке. Как правило, работник указывает здесь причины своего проступка. Это позволяет руководителю в полной мере определить тяжесть содеянного.
Но так бывает далеко не всегда.
По разным причинам провинившийся работник может отказаться от составления пояснительной записки. По сути, сотрудник просто не идет на контакт. Именно так он проявляет свое желание не давать никаких объяснений.
В этом случае наказание работника может быть признано неправомерным. Именно поэтому работодатель должен составить документ, подтверждающий факт отказа от объяснений. После того, как этот документ будет оформлен, работодатель имеет право оформлять дисциплинарное взыскание или использовать другой вид наказания.
В Трудовом кодексе четко сказано, что у сотрудника имеется два дня после обнаружения дисциплинарного нарушения. В этот период он обязан дать объяснения своим действиям. Если этого не произошло, работодатель имеет право приступать к оформлению акта о непредоставлении письменного объяснения работником. После этого руководитель компании издает приказ, в котором указывается характер взыскания.
Кто составляет и подписывает акт
Так как документ оформляется по инициативе работодателя, он и должен его составлять. Понятно, он лично вряд ли будет этим заниматься. Поэтому руководитель организации издает приказ, которым назначает членов специальной комиссии.
В ее состав должно входить не менее трех человек. Обычно это администраторы, бухгалтеры, руководители подразделений, работник отдела кадров. Если в компании имеется профсоюз, его член также входит в состав комиссии.
Крайне желательно, чтобы в составе комиссии присутствовал непосредственный руководитель сотрудника-нарушителя.
Если составляется данный акт, логично предположить, что провинившийся сотрудник не идет на контакт, соответственно, не поставит здесь свою подпись. Хотя она и не нужна. Достаточно того, что акт будет подтвержден автографами всех членов комиссии.
Особенности составления
Некоторые работники, за которыми замечены нарушения, ошибочно считают, если не давать объяснения, то никакие наказания им не грозят. Однако это не так. Наоборот, объяснительная записка может смягчить наказание.
Например, если здесь будет указана уважительная причина, по которой работник нарушил дисциплину, работодатель может обойтись устным выговором. Если причина действительно уважительная, возможно, наниматель вообще не будет применять взыскание. При отсутствии данной записки работодатель созывает специальную комиссию, которая зафиксирует этот факт.
После этого все равно последует законное наказание.
Как уже было сказано, документ оформляется в свободном стиле. Вносить сведения можно не только на компьютере. Рукописный вариант также будет обладать юридической силой. Если выбран компьютерный вариант, особое внимание стоит уделить тому, чтобы ответственные лица поставили «живые» подписи.