Может ли программа заменить бухгалтера

Открывая собственное дело, бизнесмены стремятся максимально сэкономить на затратах. Иногда в категорию «лишних» попадают и расходы на зарплату бухгалтера.

Зачастую собственник компании думает, что бухгалтер всего лишь «жмет на кнопки», а затем программа все «считает сама». Да и у нового бизнеса часто бывает не очень много операций. Но задачи бухгалтера не ограничиваются только оформлением документов и отправкой отчетности.

Разберемся, зачем в малом бизнесе нужен бухгалтер и можно ли без него обойтись.

Кто должен вести бухгалтерский учет

В соответствии с законом № 402-ФЗ все юридические лица обязаны вести бухгалтерский учет и сдавать отчетность в налоговые органы. Индивидуальные предприниматели от бухгалтерского учета освобождены. Однако на деле им в большинстве случаев тоже приходится вести бухгалтерию .

Если предприниматель захочет взять кредит в банке, то предоставление бухгалтерской отчетности — это обязательный пункт при сотрудничестве с финансовым учреждением. Также без нее не обойтись в случае заключения крупного контракта или привлечения дополнительных средств в бизнес. Поэтому по мере развития вопрос ведения бухгалтерского учета встает практически перед всеми предпринимателями.

Может ли директор стать бухгалтером

Закон дает право директору малого предприятия или предпринимателю вести учет самостоятельно. Но стоит ли так делать?

Начиная изучать бухгалтерию, руководитель должен помнить – это требует большой концентрации и усидчивости. Учет основан на множестве рутинных операций. Для управления бизнесом часто нужны сложные и нестандартные решения, обдумывание которых требует времени.

А директор вместо этого будет занят работой с первичными документами или отправкой платежек.

Руководителю потребуется немало времени и сил, чтобы разобраться в основах бухгалтерского учета. Безусловно, сделать это возможно. Но законодательство в финансовой сфере очень изменчиво.

Требуется практически ежедневно вникать в нововведения, уточнения и разъяснения. И если директор, помимо управления бизнесом, берет на себя еще функции бухгалтера и ведение бухгалтерского учета, то что-то из этого будет страдать. Скорее всего — пострадает и учет, и бизнес в целом.

Может ли учетный сервис заменить бухгалтера

При заключении договора на обслуживание расчетного счета многие банки предлагают свои сервисы по ведению бухгалтерии. Главный аргумент – эти программные продукты помогут сэкономить и заменить бухгалтера. Как утверждают банкиры, используя сервис, встроенный в клиент-банк, руководитель компании может сам без проблем вести учет, считать налоги и сдавать отчетность.

Действительно, подобных инструментов разработано множество. Банковские учетные сервисы позволяют сформировать первичные документы и заполнить отчеты. Но вряд ли такие программы смогут на деле полностью заменить бухгалтера.

1. При подготовке отчетов бухгалтер ориентируется не на приближающуюся дату в календаре, а готовится к сдаче заранее. Ведь с первого раза форму могут и не принять, поэтому необходимо оставить время на исправление неточностей. У директора же есть множество других вопросов, которыми он должен заниматься. Поэтому руководитель будет сдавать отчеты уже в критическую дату, когда сервис начнет присылать уведомления. А когда сроки «горят», возможности потом откорректировать отчет без штрафа уже не будет.

1. Банковская учетная программа обрабатывает все операции с расчетного счета. Но у компании может быть несколько счетов, открытых в разных банках, а зачастую — еще и касса. Автоматически обобщить все это в одном сервисе не получится. Поэтому придется самостоятельно вводить вручную нужные данные. То есть экономии времени уже не будет.

1. При учете доходов автоматизированный сервис обычно не может предусмотреть нестандартные ситуации, например:

— эквайринг, когда деньги приходят позднее и, как правило, за вычетом комиссии банка;

1. Сервисы, предлагаемые банками, как правило, «не умеют» учитывать затраты при УСН «Доходы минус расходы». То есть сама возможность расчета налога там есть, но расходную часть придется вносить вручную.

1. Банковские программы не позволяют вести учет при совмещении налоговых режимов, например – УСН плюс ЕНВД.

1. В большинстве случаев бухгалтерия, встроенная в клиент-банк, не дает возможности вести учет зарплаты, а также начислять связанные с ней налоги и сдавать отчетность. Особенно при нестандартных вариантах, например – приеме иностранных сотрудников.

1. Иногда бизнесменам, которые используют спецрежимы, приходится начислять НДС. Обычно это происходит при работе с крупными покупателями, которым нужен входной налог для вычета. В этом случае нужно выставить счет-фактуру, а по итогам квартала — сдать декларацию. Так как банковские сервисы ориентированы на стандартный учет при спецрежимах, то такую возможность они тоже не дают.

Получается, что без проблем пользоваться банковскими учетными программами могут только ИП без работников, которые применяют УСН «Доходы», ЕНВД или патент. Впрочем, в последнем случае отчетность вообще не требуется, а бухучет каждый предприниматель может вести в любой удобной для себя форме, которая позволит ему управлять бизнесом.

При появлении же работников (это относится ко всем юридическим лицам) или при проведении любых нестандартных операций лучше воспользоваться для ведения бухучета услугами бухгалтера.

Оптимизация налогов

Только грамотный бухгалтер или группа специалистов аутсорсинговой фирмы смогут провести всесторонний анализ фискальной нагрузки компании и сократить затраты. Для этого нужно обладать в полной мере знаниями в области бухгалтерского, налогового и «смежных» видов законодательства, например — трудового права.

К сожалению, руководители организаций часто не обладают достаточным объемом знаний для грамотной налоговой оптимизации. Поэтому либо платят больше, когда можно было легально сэкономить, или же прибегают к незаконным способам, что впоследствии негативно отражается на всем бизнесе.

Задача бухгалтера или аутсорсинговой компании состоит не только в том, чтобы оптимизировать налоговую нагрузку. Бухгалтер должен рассчитать налоговую базу таким образом, чтобы в дальнейшем у проверяющих не возникло никаких претензий.

Взаимодействие с контролирующими органами

Работающий бизнес, к которому никогда не возникает вопросов со стороны налоговой инспекции или страховых фондов – это что-то из области фантастики. Взаимодействовать с контролерами придется в любом случае. И здесь очень пригодится грамотный бухгалтер, который сможет говорить с проверяющими «на одном языке».

Например, налоговая инспекция может заблокировать расчетный счет . Оснований для блокировки — много и этот вопрос сложно решить в короткие сроки. Нужно разобраться с причиной блокировки и устранить ее, съездить за решением в инспекцию и отвезти его в банк (это самый быстрый способ, чтобы счет заработал сразу).

А ведь у руководителя, даже в небольшой организации, есть и много других забот.

Автоматизированные сервисы такие вопросы решать не могут вообще. Напротив — как раз из-за их формального подхода к учету или стандартных настроек, которые не учитывают особенности компании, у налоговиков часто и возникают вопросы.

Ответственность

Ответственность бухгалтера перед компанией прописана в должностной инструкции и в трудовом договоре. Поэтому за ошибки можно привлечь штатного специалиста к материальной ответственности. Правда в общем случае возмещать ущерб можно только в объеме, не превышающем среднемесячную зарплату сотрудника.

Но в договор с главным бухгалтером можно включить и условие о полной материальной ответственности .

Если же организация заключает договор с аутсорсинговой фирмой, то, в большинстве случаев, она застрахована от ошибок в буквальном смысле. Недочеты могут быть допущены и «внешними» консультантами, но они, в соответствии с договором, берут на себя все последствия, в том числе — компенсацию штрафов и пени. Нередко аутсорсинговые фирмы для дополнительной защиты от финансовых рисков привлекают страховые компании.

Управленческий учет

Не следует забывать и об управленческом учете . Ведь стандартных отчетных форм в большинстве случаев не хватает для управления бизнесом. Например, баланс для малых предприятий состоит всего из полутора десятков строк, а сдавать его можно раз в год. Этих данных явно недостаточно для понимания того, что происходит в компании.

С ведением управленческого учета никакие автоматизированные сервисы точно не справятся. Ведь его нужно настраивать и вести с учетом особенностей конкретного бизнеса. А если директор возьмет на себя еще и эту обязанность, то времени на то, чтобы заниматься управлением, у него совсем не останется.

Аутсорсинг или штатный бухгалтер

Руководитель сам принимает решение – хочет он иметь в штате постоянного бухгалтера или же отдает бухучет на аутсорсинг . Но у второго варианта есть несомненные преимущества. Аутсорсинговая компания может обеспечить бесперебойную работу даже при смене специалистов.

Ведь при внезапном увольнении бухгалтера может случиться так, что ведение учета попросту встанет – новому специалисту нужно время, чтобы принять дела, «втянуться» и наладить работу.

Бухгалтер должен обладать обширными знаниями не только в области учета. На деле же многие из них оказываются узкими специалистами, которые не имеют представления о налогах, кадровом учете или бюджетировании. Однако все эти сферы тесно связано с деятельностью бухгалтера.

Бесплатные программы для ведения бухгалтерии

Как правило, бесплатные программы предлагают производители платных – в рекламных целях. Бесплатные версии ограничены либо по функционалу, либо по количеству операций, либо по времени использования:

1. Налогоплательщик ЮЛ. Эта компьютерная программа разработана ГНИВЦ – программистами самой ФНС – для автоматизации процесса формирования отчетов. Ее можно скачать бесплатно с сайта налоговой службы. Программа формирует бухгалтерскую и налоговую отчетность, зарплатные отчеты и расчеты по страховым взносам, документы для регистрации ККТ и другие документы. У этой программы есть расширенная платная версия «Электронная отчетность налогоплательщика».
2. Инфо-предприятие. Согласно информации с сайта разработчиков, программа подходит для начинающих компаний, предпринимателей, «приходящих» бухгалтеров. В ней есть базовый набор функций для ведения бухгалтерии небольшого предприятия, но нет обучения, а в качестве ограниченной техподдержки предлагаются консультации на форуме пользователей. Если нужно обучение и расширенные функции, такие как возможность доработки, управленческий учет, интеграция с другими сервисами, разграничение доступа и т.д., придется покупать платные версии.
3. Инфо-Бухгалтер 8.8. Это демонстрационная версия профессиональной бухгалтерской программы, в которой сохранен весь функционал, но с одним ограничением – до 150 хозяйственных операций в год (без учета количества проводок). После превышения количества операций придется переходить на платную версию, поэтому бесплатный вариант подходит только для учета маленьких фирм или подготовки нулевой отчетности.
4. Инфо-Бухгалтер 10.2. Более продвинутая версия того же производителя для ведения комплексного бухгалтерского, налогового, производственного, складского и управленческого учета. Бесплатная версия ограничена 1 000 хозяйственных операций в год без учета проводок.
5. Учет расчетов и денежных средств. Бесплатный модуль бухгалтерского комплекса «Бонус». В программе можно вести бухучет и формировать первичные документы.

Все бесплатные программы для бухгалтерии имеют ограничения. Индивидуальные предприниматели с небольшими оборотами вполне могут обойтись бесплатным функционалом, но для полноценной автоматизации бухгалтерского учета организации рано или поздно придется покупать платную программу.

Платные бухгалтерские программы

Перечислим наиболее известные и востребованные платные продукты.

1. 1С-Бухгалтерия. Это неписаный стандарт для бухгалтеров, современное и универсальное решение для автоматизации системы бухгалтерского учета. Продуктом пользуется подавляющее большинство российских организаций, и этот факт говорит сам за себя.

• простой интерфейс;
• гибкие настройки – можно настраивать отображение данных под себя в нужной последовательности;
• возможность вносить изменения в программный код и дорабатывать программу под нужды конкретного предприятия;
• поддержка всех систем налогообложения;
• веб-клиент для работы без привязки к офису и т.д.

Программа выпускается в трех версиях: «Базовая», «Проф» и «Корп». Продвинутые версии поддерживают работу территориально распределенных информационных баз, позволяют вести учет в обособленных подразделениях, вести учет по нескольким организациям в единой информационной базе и т.д.

1С не имеет ограничений по масштабам предприятия, виду деятельности и сложности учета. Ее можно адаптировать под любую организацию.

1С Бухгалтерия – это лишь одна из множества конфигураций на базе платформы 1С-Предприятие. Есть и другие решения, например, «Зарплата и управление персоналом», «Управление торговлей», «ERP Управление предприятием 2», «Документооборот», «Управление холдингом», «Консолидация», «CRM» и т.д.

Возможности 1С почти безграничны, но в силу недостаточности знаний и опыта во многих организациях используют программу на примитивном уровне. 1C-WiseAdvice работает с типовыми решениями 1С:Бухгалтерия предприятия и 1С:ЗУП, но, если возникают нестандартные задачи, наши программисты расширяют возможности бухгалтерских программ под нужды клиента и настраивают любую аналитику.

2. БЭСТ. Комплексная система автоматизации бухгалтерского, налогового и управленческого учета для малых и средних предприятий в сфере производства, торговли, общественного питания, услуг.

3. Парус Предприятие 7. Компания-разработчик специализируется в основном на разработке программных решений для учета на предприятиях бюджетной сферы, но в линейке продуктов есть и предложения для коммерческих компаний.

Парус Предприятие 8 – комплексная система автоматизации оперативно-управленческих и финансово-учетных задач, ориентированная на крупные коммерческие компании.

Интернет-сервисы для бухгалтерского учета

Интернет-бухгалтерия – это облачное решение, которое позволяет вести учет без привязки к стационарному рабочему месту. Вся информация, как и сама программа учета бухгалтерии, хранится в облаке. Программу не нужно скачивать, устанавливать и обновлять. Работать можно с любого устройства, подключённого к интернету.

Функционал онлайн-сервисов примерно одинаков:

• учет доходов и расходов;
• расчет налогов, заработной платы и других платежей;
• формирование первичных документов;
• заполнение деклараций и отправка их в контролирующие органы.

Наиболее известные бухгалтерские программы для бизнеса:

1. «Моё дело».
2. «Контур».
3. «Небо».
4. «Мои финансы».

Интернет-версии есть и у производителей стационарных программ, например, Бухсофт онлайн, 1С: Бухгалтерия.

Департамент автоматизации 1С является частью консалтинговой группы WiseAdvice, в которую также входят крупнейшая отечественная аудиторская компания и компания, предоставляющая услуги ведения бухгалтерского учета.

Наши специалисты принимали участие во многих масштабных проектах по автоматизации и способны разобраться в сложнейших схемах учета. Обратитесь к нам за комплексным бухгалтерским обслуживанием , мы проработаем ваш учет до мелочей и «докрутим» ПО под ваш бизнес, как портной подгоняет костюм по фигуре.