В сезон отпусков, чтобы не было сбоя в деятельности организации, иногда возникает необходимость взять человека со стороны по срочному трудовому договору.
Когда срочный договор заключается на время отпуска одного сотрудника, то все просто - указываем срок до выхода на работу из отпуска конкретного отпускника <1>.
Однако иногда нужно взять временного работника на период отпуска нескольких сотрудников. Например, по графику "сутки через трое" работает четыре человека. По графику отпусков они уходят в отпуск один за другим. Организации нужно взять одного временного работника на период отпусков этих четырех сотрудников.
Заключаем отдельный срочный трудовой договор на время отпуска каждого работника
По окончании отпуска первого работника нужно уволить временного работника и заключить с ним срочный договор на время отпуска второго работника. По окончании отпуска второго работника опять уволить временного работника и снова взять его на работу на время отпуска третьего работника и т.д.
(+) Этот подход поддерживают и в Роструде.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
ШКЛОВЕЦ ИВАН ИВАНОВИЧ - Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
"Трудовым кодексом не предусмотрено продление трудового договора, за исключением отдельных категорий работников. Трудовой договор с работником, принятым на период отсутствия основного работника, завершается выходом на работу основного работника. Таким образом, при необходимости замещения другого работника следует заключать новый трудовой договор".
(-) Такой подход достаточно трудоемкий, так как нужно оформить кучу кадровых документов.
Каждый раз нужно знакомить работника с локальными нормативными актами, вносить в его трудовую книжку запись о приеме на работу, издавать приказ о его увольнении, выплачивать ему компенсацию за неиспользованный отпуск, вносить в его трудовую книжку запись об увольнении.
Поэтому некоторые действуют по-другому.
Можно ли продлевать срочный трудовой договор
Заключить срочный трудовой договор на время отпуска всех четверых сотрудников сразу нельзя, поскольку в нем нужно указать, на время исполнения обязанностей кого из отсутствующих работников он заключен <2>. Поэтому некоторые работодатели по окончании отпуска первого работника не увольняют временного работника, а изменяют условие договора о сроке, указывая в дополнительном соглашении, что срочный трудовой договор заключен на время ежегодного отпуска второго работника и т. д.
Ведь ТК РФ прямо не запрещает изменять условие договора о сроке <3>.
Да и Роструд ранее в одном из писем указывал, что ТК РФ предусматривает возможность внесения изменений в трудовой договор вне зависимости от его вида (срочный или бессрочный), в том числе в части изменения срока его окончания. То есть до окончания срока действия трудового договора (в нашем случае - до выхода основного работника из ежегодного отпуска) в него могут вноситься изменения путем составления и подписания дополнительного соглашения к трудовому договору <4>.
(-) Однако Роструд не рекомендует в подобной ситуации применять этот вариант.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
ШКЛОВЕЦ ИВАН ИВАНОВИЧ, Роструд
"Если необходимо взять временного работника на период отпуска нескольких сотрудников, то по окончании отпуска первого работника изменять условие о сроке трудового договора, продлевая его на время отпуска второго работника, нельзя. Нужно заключать новый трудовой договор на время отпуска второго работника".
Кроме того, в Роструде нам посоветовали следующее, чтобы избежать оформления большого количества бумаг при заключении нескольких срочных договоров.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
ШКЛОВЕЦ ИВАН ИВАНОВИЧ, Роструд
"Если в организации складывается такая ситуация, рекомендуется обратиться к услугам частного агентства занятости и заключить с ним договор предоставления труда работников (персонала). В этом случае оформляется минимум документов".
Основания для приказа
Под замещением понимается передача профессиональных обязанностей временно отсутствующего по уважительным обстоятельствам специалиста другому лицу. Возможные причины отсутствия сотрудника по Трудовому кодексу:
- болезнь (ст. 76);
- ежегодный отпуск (ст. 114); (ст. 128);
- исполнение гос. обязанностей (ст. 170); , уходу за ребенком (ст. 255, 256, 257).
Замещение реализуется такими способами:
- Расширение сферы задач коллеги отсутствующего сотрудника – применяется, когда изначально известно, что замена потребуется на непродолжительный период. Например, сотрудник заболел или требуется совмещение на время отпуска. – предпочтительно, когда предстоит длительный период замены. Например, если работник оформил декретный отпуск.
Для передачи полномочий, ознакомления заинтересованных лиц и начисления оплаты дополнительных обязанностей на предприятии издается соответствующий приказ.
Порядок замещения отсутствующего работника
Порядок замещения включает этапы:
- Выбор кандидатуры на должность отсутствующего делает кадровая служба, иногда по рекомендации начальника структурного подразделения или иного специалиста.
- Если это новый работник, потребуется составление трудового договора. Документ в обязательном порядке содержит сведения о временном характере работы, оговаривается срок, условия труда и размер заработной платы.
- С согласия работника готовится проект распоряжения, визируется директором компании.
- Если основной сотрудник материально ответственное лицо, то с замещающим нужно составить письменное соглашение об установлении материальной ответственности на время замещения.
Если обязанности основного специалиста возлагаются на коллегу на длительный промежуток времени, оформляется письменное изменение к трудовому договору последнего, заверенное подписями сторон.
ВАЖНО! Согласно ст. 151 ТК РФ расширение зоны обслуживания подразумевает доплату замещающему работнику. Размер выплат определяется объемом возложенной работы и согласовывается с руководством.
К кандидату на замещение другой должности предъявляются определенные требования в части уровня образования, квалификации, опыта. Для совмещения должностей, как правило, выбирают сотрудника, работающего в том же структурном подразделении, что и основной специалист. Неоспоримое преимущество — осведомленность кандидата о работе коллеги и, как результат, экономия времени на включение в рабочий процесс.
Оформление приказа на замещение
Приказ готовит кадровая служба, секретарь, непосредственный руководитель отсутствующего или юрист предприятия. Образец приказа о замещении временно отсутствующего работника не утвержден на законодательном уровне: он составляется в свободной форме на листе формата А4 или фирменном бланке организации. Распоряжение подписывается сторонами, печать не обязательна.
Приказ о временном возложении обязанностей на другого подчиненного фиксируется в специальной книге учета. Срок хранения документа в архиве составляет 75 лет.
Правила составления
Приказ о совмещении содержит:
- сведения о работодателе: полное наименование и реквизиты учреждения;
- номер и дату издания;
- в преамбуле — причину отсутствия основного специалиста с указанием Ф. И. О., должностного положения и наименования структурного подразделения;
- в распорядительной части — полное имя заместителя, должность и наименование структурного звена, к которому он относится по штатному расписанию, а также период временного исполнения обязанностей, условия труда, размер доплаты;
- подпись директора и подпись об ознакомлении подчиненного.
Если на место отсутствующего сотрудника приглашается специалист со стороны, издается приказ о приеме на работу. В тексте документа обосновывается необходимость замещения. Указывается основание для включения нового сотрудника в штат – номер и дата заключения срочного трудового контракта.
Прописываются условия, период работы, размер заработной платы, причем эти данные должны соответствовать обозначенным в трудовом договоре. Если новому сотруднику устанавливается испытательный срок, запись об этом тоже делается в приказе. Как образец распоряжения о включении в штат сотрудника на временной основе, можно использовать типовую форму Т-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.
ВАЖНО! Специалист вправе досрочно отказаться от выполнения дополнительных обязанностей, а работодатель — отменить приказ о замещении. В этом случае необходимо уведомить вторую сторону об этом решении письменно не менее, чем за 3 дня (ст. 60.2 ТК РФ).
- приказ на замещение временно отсутствующего работника: готовый вариант и бланк для заполнения;
- форму Т-1 (приказ о приеме) для оформления распоряжения о включении в штат работника на временной основе можно скачать здесь.
Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.
Назначение приказом
Такая мера является вынужденной и может возникнуть на уровне руководства или штата сотрудников. Нередки случаи, когда работодатель пренебрегает своими непосредственными функциями и экономит на штатном совмещении. Исполнение функций руководителя передается заместителю.
Тогда можно увидеть добавление букв “и.о.” к должности руководителя. Однако заместителю руководителя доплаты за работу временно отсутствующего руководителя не положены. При этом происходит его оформление с помощью приказа.
Это связано с тем, что исполняющий обязанности вышестоящего руководства имеет право подписи и несет ответственность за действия или бездействие. В дополнительном соглашении прописываются функции замещающего сотрудника, это может быть в том числе принятие на работу или увольнение сотрудников.
Если не имеется дополнительного соглашения с сотрудником, он обладает теми же полномочиями, что и руководитель предприятия или организации.
Обязательным является составление приказа возложить обязанности и назначить оплату за дополнительную работу в тех случаях, если речь идет о штатном сотруднике, а не заместителе. С ним обязаны заключить дополнительное соглашение.
Кроме того, в приказе обязательно указываются сроки выполнения функций другого сотрудника. Основные трудовые обязанности также остаются в его компетенции.
Добровольное замещение
Сотрудник, замещающий коллегу, не должен работать сверхурочно. Это не касается случая, когда после завершения своей смены он продолжает трудиться вместо непришедшего коллеги. Такие часы оплачиваются по двойному тарифу.
Это касается и прогула, и отсутствия по болезни. Однако по законодательству данное условие соблюдается при учете того, что качество, объемы производства продукции, товаров и услуг оказываются в полной мере в течение установленного рабочего дня, то есть соблюдается экономическая целесообразность. Если работник не успевает в течение отведенного рабочего времени выполнять свою работу, он останется на месте сверхурочно за определенную приказом доплату.
Размер доплат за дополнительную работу определяется в соответствии с трудовым договором. Если служащий переведен временно на другую должность, его оклад не может быть меньше. Исполнение обязанностей отсутствующего не стоит путать с внешним или внутренним совместительством, потому что последнее предусматривает выполнение дополнительных обязанностей на территории другого работодателя.
Замещение временно отсутствующего работника осуществляется в основное рабочее время на той же территории.
Выполнение обязанностей по замещению сотрудника
Работникам, на которых возлагаются дополнительные обязанности, стоит знать и помнить, что такая мера не является обязательной. По закону они должны предоставить письменное согласие, то есть они могут отказаться от от выполнения работы отсутствующего. Письменное согласие прилагается к приказу.
Однако, как показывает практика, на деле все происходит иначе, руководство находит рычаги давления на подведомственных ему. Виной всему является незнание ими трудовых прав, обязанностей, закона.
На замещение отсутствующего работника временно отсутствующего не распространяется заключение дополнительного соглашения к трудовому договору, запись в трудовую книжку тоже не заносится.
Действующее законодательство предусматривает возможность перевода работодателем сотрудника на другую должность сроком до одного месяца. В этом случае он освобождается от основных обязанностей. С ним заключают трудовой договор.
Сотруднику стоит помнить, что оплата его труда при этом не может быть ниже установленной. Права исполняющего обязанности регулируются статьей 151 Трудового кодекса РФ.