Работа над ошибками. Что делать с неправильно заполненными трудовыми книжками

Трудовая книжка в привычном для нас виде в нашей стране существует с 1938 года. На сегодняшний день можно встретить несколько видов трудовых книжек установленного образца: книжки 1938, 1973, 2003 года и книжка колхозника 1975 года. Такая книжка являлась и является одним из наиболее важных документов, содержащих информацию о трудовой деятельности людей.

Кому и зачем нужны трудовые книжки

В трудовой книжке отражаются не только периоды сотрудничества с разными организациями и должности, которые занимал человек на протяжении своей жизни, но и его отношение к работе, а также его заслуги. Принимая сотрудника в компанию, специалисты кадровых служб, безусловно, интересуются причинами увольнений с предыдущих мест работы. А записи в разделе «Поощрения» свидетельствуют о том, что работник добросовестно относился к исполнению своих трудовых обязанностей.

Выходит, что трудовая книжка является своего рода мини-характеристикой работника. Вот почему так важно, и в первую очередь для её владельца, чтобы она была оформлена в соответствии с требованиями российского законодательства.

Кроме того, в настоящее время учет периодов работы необходим для определения разного вида стажа. Он важен при предоставлении работнику социальных льгот, гарантий и в конечном итоге для назначения пенсий. И всю эту информацию также можно получить из трудовой книжки.

Работник кадровой службы, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, должен четко понимать, что ошибки или неточные записи, внесенные им в трудовую книжку, послужат не только причиной замечаний в ходе трудовой проверки. Но, прежде всего, такие ошибки могут негативно повлиять на дальнейшую судьбу самого работника. Поэтому все специалисты отдела кадров, ответственные за ведение, учет и хранение трудовых книжек, должны изучить и всегда иметь под рукой необходимые законодательные акты РФ, содержание которых так или иначе связано с оформлением трудовых книжек.

В правилах подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (утв. приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 6 февраля 2007 г. N 91) указано, что основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, а также периоды различной службы и замещения государственных и муниципальных должностей, является трудовая книжка.

При этом «записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете страхового стажа, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения в трудовую книжку». Из этого следует, что неверные и неточные записи о периодах работы не должны учитываться при подсчете страхового стажа.

При отсутствии трудовой книжки, а также в случае неверно указанных данных или отсутствия записей об отдельных периодах работы, подтвердить эти периоды можно письменными трудовыми договорами, справками от работодателей или соответствующих государственных (муниципальных) органов, выписками из приказов, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы.

На основе трудовой книжки устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях, если это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентных надбавок за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях и т.д. Так, в соответствии с Правилами подсчета и подтверждения страхового стража для установления трудовых пенсий, утв. постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г.

Страховой стаж до регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, то есть до 01.01.2002 г., подтверждается трудовой книжкой, а если в трудовой книжке содержатся неполные сведения – справками работодателей и другими документами, подтверждающими трудовую деятельность.

Как видим, именно от сотрудников кадровых служб зависит, насколько своевременно и в каком размере будут предоставлены работнику различные надбавки, компенсации и пенсия; придется ли человеку собирать справки и другие документы, подтверждающие его периоды работы и страховой стаж для получения пособия по временной нетрудоспособности и для назначения пенсии, или необходимый стаж будет подсчитан по его трудовой книжке.

Перечень нормативно-правовых актов, регламентирующих работу с трудовыми книжками включает в себя:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 65, 66, 80, 84.1, 165, 234, 309, 392, 394);
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 (далее – Правила);
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Министерства труда и социального развития от 10 октября 2003 года № 69 (далее – Инструкция).

С 6 октября 2006 г. наряду с работодателями – юридическими лицами трудовые книжки обязаны вести и индивидуальные предприниматели (федеральный закон от 30.06.06 N 90-ФЗ)

Виды ошибок в трудовых книжках

Ошибки в трудовых книжках можно разделить на три группы:

• ошибки, исправление которых описано в Правилах и Инструкции;
• ошибки, которые не подлежат исправлению;
• ошибки, исправление которых не регламентировано.

Первые легко исправить, следуя указаниям в регламентирующих документах. Ошибки второго типа исправлять запрещено, они приводят к порче или недействительности трудовых книжек. Решение по поводу возможности и способа исправления ошибок третьего типа часто приходится самостоятельно принимать специалистам отдела кадров.

Существует несколько основополагающих принципов, которые необходимо использовать во время исправления ошибок в трудовой книжке.

1. Исправлению подлежат неправильные и неточные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

3. Предложение о признании записи недействительной и последующая правильная запись составляют единое смысловое целое и стоят под одним номером в трудовой книжке.

К ошибкам в разделе «Сведения о работе» относятся такие ошибки, как неправильно указанная дата приема или увольнения (перевода и пр.), ошибочная запись в графе 3 (название должности или подразделения), ошибка в дате или номере приказа (графа 4).

Рассмотрим для примера некоторые исправления, внесенные в трудовую книжку, в соответствии с указанными выше правилами.

Пример 1: В трудовой книжке неверно указали дату приема на работу.

Эта ошибка относится к категории ошибок, исправление которой предусмотрено Правилами и Инструкцией, так как допущена в разделе «Сведения о работе». Её исправление производится путем признания записи недействительной. Признание прежней записи в трудовой книжке недействительной и правильная запись вносятся под одним порядковым номером и составляют единое целое.

Пример 2: Ошибка допущена в наименовании подразделения.

Для исправления ошибочной записи применяем тот же алгоритм исправления, что и в предыдущем случае.

Аналогичным образом производится исправление записей о переводах на другую работу, присвоении квалификации и т.д. По такому же правилу исправления вносятся и в запись об увольнении в случае, если она еще не заверена подписью должностного лица и печатью работодателя.

Запись о наименовании организации порядкового номера не имеет. Поэтому при внесении исправлений в наименование организации также не следует нумеровать эту запись

И так как, по сути, эта последовательность нигде не нарушена, мы рекомендуем под заголовком в графе 1 повторить порядковый номер вносимой записи, далее в графе 2 указать дату приема на работу, в графе 3 сделать запись об этом приеме, а в графу 4 занести дату и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу.

Должность лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также его фамилия, согласно Правилам, не имеют порядкового номера и не относятся к сведениям о работе или о поощрениях. Следовательно, отменять эту запись и вносить верную, на наш взгляд, будет неправильным. В данном случае следует поступить так же, как при исправлении ошибок, допущенных в наименовании организации: сделать запись об ошибке без номера и внести правильную запись.

Из-за отсутствия бланков вкладышей трудовых книжек или по невнимательности часто кадровые службы используют разделы книжки «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» для внесения записей о работе. В этом случае такие записи можно оставить без изменений, а работнику выдать справку о периодах работы в организации, подтверждающую сделанные записи в указанных разделах. Но дальнейшие записи следует производить во вкладыше к трудовой книжке.

Также можно отменить запись, внесенную в этот раздел, и сделать верную запись во вкладыше.

Исправления вносятся либо работодателем, допустившим ошибку, либо текущим работодателем, обнаружившим её. В таком случае организация отправляет запрос на старое место работы своего сотрудника и исправляет ошибку на основании официального ответа. Если организация, допустившая ошибку, реорганизована, исправление производится ее правопреемником.

Если же она вообще ликвидирована или работодатель/индивидуальный предприниматель прекратил свою деятельность, исправление производится по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправление чужих ошибок производится по тем же правилам, что и исправление ошибок, допущенных работодателем по новому месту работы.

Ошибки, не подлежащие исправлению

Если при приеме нового сотрудника отдела кадров обнаружил ошибки на титульном листе его трудовой книжки, то такая книжка считается недействительной. Следует различать понятия «недействительный» и «неправильный». Если трудовая книжка недействительна – никакие исправления не помогут вернуть ей статус официального документа.

Что же делать специалисту-кадровику в таком случае? Ведь, с одной стороны, человек обязан предоставить свою трудовую книжку работодателю при приеме на работу, а работодатель обязан ее принять и зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек. С другой стороны недействительную книжку принимать нельзя. Отказать работнику в приеме на работу в связи с тем, что его трудовая книжка признана недействительной, также нельзя.

Кроме того, компании не выгодно терять ценного работника из-за ошибок прошлых работодателей. В этом случае рекомендуется взять с сотрудника заявление следующего содержания: «Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с тем, что трудовая книжка, оформленная на предыдущем месте работы, является недействительной». И затем обязанностью работодателя будет оформление новой трудовой книжки в течение пяти дней с даты приема сотрудника на работу .

При этом следует понимать, что новая книжка – это не дубликат, и правила оформления дубликата на нее не распространяются. Это значит, что в нее не могут быть внесены записи о предыдущих местах работы.

Отсутствие на титульном листе печати организации, заполнившей трудовую книжку впервые, также делает её недействительной. Но в данном случае есть возможность спасти положение: работнику следует посоветовать обратиться в организацию, оформившую трудовую книжку без печати, чтобы печать была поставлена. Однако, если организация, выдавшая такую трудовую книжку, ликвидирована, и ее правопреемник отсутствует, то в соответствии с ч.

5 ст. 65 ТК РФ, работодатель будет обязан выдать новую трудовую книжку по заявлению сотрудника.

Работнику в этом случае следует собрать справки с предыдущих мест работы для подтверждения стажа работы. В новую трудовую книжку сведения о работе на основании собранных справок не вносятся. Это касается и случаев, когда трудовую книжку выдал прекративший свою деятельность индивидуальный предприниматель.

Ещё раз поясним: в случаях оформления новой трудовой книжки дубликат не оформляется, так как, исходя из Правил, дубликаты выдаются в случае утери трудовой книжки или внесения в нее записи, признанной впоследствии недействительной, а также в случае, если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, испачкана и т.д.).

Ответственность работодателя за нарушение правил работы с трудовыми книжками

От правильности работы с трудовой книжкой зависит не только судьба её владельца: работодатель, неправильно заполняющий трудовые книжки тоже несёт за это ответственность, в том числе материальную и административную. Во-первых, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Во-вторых, неправильная запись, препятствующая поступлению на работу, влечет взыскание с работодателя среднего заработка за все время вынужденного прогула. А в-третьих, неправильная запись в трудовой книжке может служить основанием для привлечения организации и ее должностных лиц к административной ответственности.

Автор: Ольга Абашникова, ведущий специалист по кадровому администрированию, аутсорсинговое подразделение BDO (Россия)

Источник: бизнес-энциклопедия «Финансы. Директору. Лично» (ИД «Деловой Петербург»), декабрьское дополнение

Как же вносить определённые исправления в трудовую книжку

Для начала вы должны разобраться в том, что собираетесь делать:

• изменять какие-либо данные;
• дополнять какие-либо данные;
• исправлять какие-либо данные.

Первый и второй вариант рассматривает действия в замене или в дополнения внесённых ранее в трудовую книжку верных сведений.

Третий вариант подразумевает замену сведений (как внесенных ранее, так и после), которые были ошибочными или неверными в трудовой книжке.

Правовые нормы, о которых нужно знать

Обыкновенная трудовая книжка состоит из 3-х пунктов:

1. Титульный лист (здесь находится вся основная информация о работающем).
2. Пункт “Сведения о работе”.
3. Пункт “Сведения о награждения”.

Изменение данных о любом работнике

Важно знать! Когда ведётся трудовая книжка рабочего, нужно в срок и полностью фиксировать все необходимые данные о работнике. А эти данные, в свою очередь, последовательно излагаемая информация о личности.

Замена данных в полях о ФИО, дате рождения какого-либо работника

1. Внести изменение этих сведений в трудовую книжку можно ссылаясь на свидетельство о браке, свидетельства о рождении, расторжения брака, смене ФИО, сам паспорт гражданина РФ и тому подобное (упоминайте номер и дату какого-либо документа).
2. Вносятся изменения в основном на страницу номер 1 в самой трудовой книжки.

Как это делается

1. ФИО и дата рождения, которые были вписаны вначале, зачеркивается одной линией и сверху вписываются обновленные сведения.
2. Ссылки на документы, подтверждающие личность, вносимые во внутреннюю сторону обложки самой трудовой книжки и при этом заверяемые подписью ответственного лица и печатью.

Пример №2. У гражданки Антроповой Л.В. в пункте “Образование” при приёме на первичное место работы было указано “среднее специальное”, а в строчке “Профессия, специальность”-“врач”.Но в период своей трудовой деятельности Антропова Л.В.

закончила Вуз и показала работодателю диплом о получении высшего образования и присвоенной другой ещё профессии”экономист”.

Замена данных о месте работы

Какие ошибки чаще всего происходят при заполнении пункта “Сведения о работе”

1. Неправильные данные о месте работы.
2. Ошибочное заполнение сведений о самой работе.

Как происходит поправка данных о работе

1. По месту самой работы, где была создана конкретная запись.
2. Самим работодателем в новом месте работы в основании зафиксированного документа вашего работодателя, совершившего ошибочное действие.

Важно! Работодатель не может сказать “нет” своему работнику в приведенной ситуации. Это показывает важность в правильности записей в чьей-либо трудовой книжке.

Все исправления должны полностью соответствовать документам, которые были ранее с внесенными записями.

Замена записей о приёме конкретного работника на данную работу

Если заметили такую ошибку до внесения следующих данных, то исправить будет намного легче, так как ещё нет других новых данных и исправлять нужно будет только эту строчку. А если уже внесены следующие данные, тогда нужно будет больше времени потратить и нервов для избавления таких неверной информации.

Важно! При осуществлении исправлений в какую-либо запись, которая содержится в пункте как “Сведения о работе”, категорически нельзя зачеркивать запись, которая была внесена ранее, так как это будет незаконно и останется всё равно недействительным.

Инструкция как осуществить исправления в трудовой книжке в пункте “Сведения о работе”

1. После конкретной записи в данном пункте укажите следующий номер, текущую дату и в третьей графе сделайте запись: «Запись за номером “Н” уже недействительна”.
2. Внести в эту строчку уже достоверную запись и в четвёртой графе нужно:
   • Ещё раз ввести ссылку на конкретную дату и номер самого распоряжения (или какого-либо приказа работодателя), и запись, что была раньше неправильно введена в трудовую книжку.
   • Зафиксировать дату и номер приказа или какого-либо другого решения работодателя в основании которого внесена уже достоверная запись.

Пример №3. Если внесли в трудовую книжку Шарафутдинова М.Ф. запись о приёме на работу, которая была внесена инспектором по отделу кадров и совершил ошибку (зафиксировал не то подразделение, в которое был устроен данный рабочий), нужно будет обратиться к этому же инспектору (он должен исправить данные в пункте «Сведения о работе».